Menulis Surat Formal Yang Sempurna: Tips, Format & Contoh

Menulis surat formal yang sempurna sangat penting untuk komunikasi yang jelas di berbagai bidang. Surat profesional membuat koneksi yang tepat untuk memulai percakapan yang bermakna.

Surat formal yang terstruktur dengan baik mewakili profesionalisme dan perhatian Anda terhadap detail. Ini memungkinkan Anda menentukan nada pesan Anda. Ini juga memastikan bahwa Anda meninggalkan kesan positif pada penerimanya.

Di blog kali ini kita akan membahas cara menulis surat resmi yang efektif & unsur-unsur pentingnya. Dengan panduan ini, Anda akan merasa percaya diri dalam menulis surat resmi dalam situasi apa pun. Anda akan belajar memulai dari pembukaan yang menarik hingga kesimpulan yang sempurna & bagaimana berbagai elemen digunakan untuk menciptakannya.

Mengapa Kita Membutuhkan Surat Resmi?

Surat resmi digunakan untuk memberikan informasi, menyatakan pendapat, atau keperluan lainnya. Ini adalah satu-satunya cara untuk berkomunikasi dalam lingkungan profesional. Salah satu contoh paling umum adalah menulis surat untuk melamar pekerjaan. Dalam kasus seperti itu, surat lamaran dikirimkan bersama dengan resume. Ini menyajikan kualifikasi Anda dan menjelaskan minat Anda pada posisi tersebut.

Surat formal juga digunakan untuk komunikasi bisnis, terutama untuk pertanyaan profesional, permintaan, atau mengatasi masalah. Skenario lainnya termasuk menulis surat kepada badan pemerintah, menanggapi pemberitahuan hukum, atau menyampaikan pengaduan. Berbagai jenis surat profesional termasuk surat penerimaan, surat permintaan maaf, surat pengunduran diri, surat penjualan, dan banyak lagi.

Bagian Dari Surat Resmi

Selain formatnya, penting untuk memasukkan semua komponen surat resmi yang diperlukan dengan benar. Ini memastikan bahwa surat resmi Anda profesional dan efektif. Di sini kita telah memecah setiap elemen.

Informasi Pengirim:

Bagian ini mencakup nama lengkap, alamat, dan detail kontak Anda. Detail ini akan memberi penerima cara untuk menghubungi Anda.

Tanggal:

Tanggal lengkap ditambahkan untuk menghindari kebingungan dan melacak, terutama dalam korespondensi internasional.

Informasi Penerima:

Berisi nama penerima, jabatan/perusahaan, dan alamat.

Sapaan:

Salam hormat ditambahkan sebelum bagian utama mulai menyapa penerima.

Baris Subjek:

Bagian ini berisi kalimat yang pendek dan jelas agar penerimanya langsung mengetahui maksud surat tersebut.

Tubuh:

Badan surat terbagi menjadi tiga bagian utama.

  • Pengenalan yang jelas dan langsung.
  • Konten utama yang memberikan rincian, membuat permintaan, atau menjelaskan posisi.
  • Kesimpulannya menyatakan tindakan apa yang Anda ingin penerima ambil. 

Penutupan:

Surat diakhiri dengan kalimat penutup yang sopan, seperti “Hormat kami” atau “Hormat kami.”

Tanda Tangan: 

Yang dicetak nama dan tanda tangan ditambahkan setelah kalimat penutup.

Langkah-Langkah Menulis Surat Resmi

Berbeda dengan surat informal atau email, surat formal memiliki format yang terstruktur. Struktur ini membantu menyampaikan rasa keseriusan dan profesionalisme. Hal ini memerlukan struktur yang jelas dan pendekatan yang bijaksana. Berikut adalah langkah-langkah penting untuk membantu Anda membuat surat profesional.

Ketahui Tujuannya

Perencanaan adalah bagian penting dalam menulis karena membantu Anda memiliki gagasan yang jelas tentang teks. Ini akan membantu Anda mengetahui alasan pasti penulisan dan target audiensnya. Selain itu, menentukan tujuan memastikan pesan Anda tetap fokus dan tepat sasaran.

Gunakan Format Surat

Langkah selanjutnya adalah menggunakan format standar surat profesional. Ini memberikan surat itu tampilan yang mahir dan profesional. Gunakan format profesional untuk teks dan ratakan ke kiri. Seluruh teks harus diberi spasi tunggal dengan satu baris kosong setelah setiap paragraf. Selain itu, sisakan margin dua inci di bagian atas dan bawah dokumen.

Mulailah Dengan Pembukaan Yang Jelas

Mulailah menulis surat Anda dengan memperkenalkan diri Anda. Pendahuluan ini harus singkat dan padat. Juga, nyatakan tujuannya segera. Hal ini memungkinkan pembaca untuk segera memahami maksud Anda tanpa membaca seluruh paragraf.

Tulis Paragraf Tubuh

Paragraf isi akan berisi semua poin yang dibuat dengan cara yang logis dan transisi. Setiap paragraf harus mencakup satu topik atau ide untuk memudahkan pembaca. Gunakan bahasa yang lugas dan ikuti garis besarnya.

Setelah menulis isi surat, Anda dapat memparafrasekannya untuk menjaga konsistensi nada dalam isinya. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan parafrase online. 

Bagaimana melakukannya dengan sempurna, lihat panduan kami di cara memparafrasekan sebuah paragraf. Ini akan membantu Anda membuat alur transisi antara kalimat dan paragraf. Ini akan membantu Anda membuat alur transisi antara kalimat dan paragraf.

Tulis dengan Nada Formal

Pertahankan nada bicara yang profesional namun sopan. Hindari ekspresi informal dan pertahankan gaya yang konsisten di seluruh surat. Nada formal menunjukkan bahwa Anda menangani masalah ini dengan serius dan profesional.

Tutup Secara Efektif

Di paragraf terakhir, rangkum pesan Anda dan nyatakan apa yang ingin Anda capai. Anda bisa langsung menulis tentang tindakan yang Anda harapkan dari penerima. Akhiri surat Anda dengan kalimat profesional.

Koreksi

Setelah menyelesaikan surat tersebut, selalu tinjau kembali untuk mengidentifikasi kesalahan. Periksa kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca karena dapat merusak tampilan surat. Anda dapat menjalankan teks melalui cek grammar untuk segera mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan ini. Ini berharga bagi penulis karena membantu menulis surat bebas kesalahan.

Tips Menulis Surat Profesional

Dengan pendekatan dan strategi yang tepat, Anda dapat membuat surat formal yang berdampak. Berikut beberapa tip ahli yang perlu diingat.

Gunakan Nada Profesional

Selalu pertahankan nada formal dan hormat di seluruh surat Anda. Hindari bahasa yang santai, kata-kata slang, atau ungkapan yang terlalu emosional.

Jelas Dan Ringkas

Surat formal terbaik langsung pada intinya. Hindari detail yang tidak perlu atau penjelasan panjang lebar.

Jaga Agar Strukturnya Konsisten

Pastikan surat Anda mengikuti struktur yang konsisten. Surat yang terorganisir dengan baik lebih mudah dibaca dan mewakili profesionalisme Anda.

Tambahkan Ajakan Bertindak

Ajakan bertindak harus ditambahkan sesaat sebelum menutup surat. Beri tahu penerima bahwa Anda ingin mereka melakukan tindakan tertentu dengan tenang dan profesional.

Pastikan Orisinalitas

Sangat mudah untuk hanya menyalin surat dari Internet dan mengubahnya sesuai tujuan Anda. Namun praktik ini akan berujung pada plagiarisme. Oleh karena itu, tulislah surat itu sendiri dan selalu periksa plagiarisme sebelum mengirimkannya. Rekomendasi atau surat lamaran mungkin mengandung plagiarisme, namun Anda dapat mengidentifikasinya menggunakan cek plagiarisme. Jika teks Anda mengandung duplikasi, Anda dapat menulis ulang untuk menjaga orisinalitas.

Templat Surat Resmi

Berikut adalah contoh template surat formal untuk penulisan profesional, yang dapat Anda gunakan untuk menulis email atau surat.

  • [Nama Anda]
  • [Alamat Anda]
  • [Kota, Negara Bagian, Kode Pos]
  • [Nomor telepon]
  • [Alamat Email]
  • Tanggal: [Bulan Hari, Tahun]
  • [Nama Penerima]
  • [Judul Pekerjaan Penerima]
  • [Nama perusahaan]
  • [Alamat Perusahaan]
  • [Kota, Negara Bagian, Kode Pos]
  • Yang terhormat [Bapak/Ibu/Dr.] [Nama Belakang Penerima],
  • Perihal: [Opsional, namun dapat digunakan untuk menyebutkan secara singkat tujuan surat]
  • Perkenalan
  • [Perkenalkan diri Anda secara singkat dan nyatakan tujuan surat tersebut.]
  • Paragraf Badan Utama
  • Kesimpulan
  • Sungguh-sungguh,
  • [Nama Anda]
  • [Judul Anda]

Contoh Surat Resmi

Surat Lamaran Kerja

John Doe

1234 Jalan Utama

[email protected]

7 Desember 2024

Nona Jane Channing

Manajer Perekrutan

Perusahaan XYZ

5678 Jalanku New York

Nona Channing yang terhormat,

Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran

Saya harap pesan ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya mengetahui bahwa perusahaan Anda memiliki lowongan untuk Manajer Pemasaran. Saya ingin melamar peran itu. Dengan pengalaman lima tahun di bidang pemasaran, saya telah mengembangkan keahlian yang kuat yang selaras dengan kebutuhan Anda.

Pada posisi saya sebelumnya, saya telah berhasil mengelola berbagai kampanye pemasaran dan mengembangkan rencana pemasaran strategis. Saya sangat ahli dalam menganalisis tren pasar dan membuat keputusan yang efektif.

Saya senang dengan kesempatan untuk berkontribusi pada tim Anda. Saya telah melampirkan resume saya.

Saya menantikan kabar dari Anda segera.

Sungguh-sungguh,

John Doe

Surat Pengaduan

James Martin 

Jalan Pinus 246, Springfield

[email protected]

27 November 2023

Tuan Mathew Garfield

Manajer Layanan Pelanggan

Energi XYZ

Tuan Garfield yang terhormat,

Saya ingin mengatasi masalah mengenai tagihan listrik terbaru saya. Saya ditagih dalam jumlah yang tidak sesuai dengan penggunaan sebenarnya. Hal ini mengakibatkan harga yang berlebihan untuk bulan November.

Saya telah melampirkan salinan tagihan dan riwayat pembayaran saya untuk referensi. Saya ingin Anda menyelidiki dan memberikan pernyataan yang telah diperbaiki. Saya bersedia untuk klarifikasi lebih lanjut atau memberikan informasi tambahan.

Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini.

Sungguh-sungguh,

James Martin